تمامی دانشجویان به منظور برخورداری از تسهیلات دانشجوئی و سایر اتباع ایرانی که مدارک و گواهی‌های تحصیلی و آموزشی خارجی آنها برای ارائه به مقامات صلاحیت دار داخل کشور نیاز به تائید نمایندگی جمهوری اسلامی ایران در خارج از کشور را داشته باشد، میبایست در سامانه میخک بخش دانشجوئی نسبت به انجام دو درخواست همزمان و اخذ کد رهگیری اقدام نمایند:

1-تشکیل پرونده تحصیلی – آموزشی، در بخش تشکیل پرونده با مدارک ذیل:( بارگذاری مدارک با فرمت JPEG و با حجم ذکر شده در سامانه )
-یک قطعه عکس جدید تمام رخ(از اسکن عکس روی گذرنامه و یا سایر مدارک ایرانی امتناع شود)
-تصویر کارت ملی متقاضی.
-تصویر صفحه اول گذرنامه ایرانی معتبر متقاضی.
-تصویر مهر آخرین خروج از ایران کشور(ایران) در گذرنامه.
-تصویر اقامت معتبر.(در صورت عدم صدور کارت اقامت از سوی مراجع ذیربط ایتالیا تصویر رسید اقامت(ریچه ووتا) بارگذاری شود)
-تصویر آخرین مدرک تحصیلی متقاضی(چنانچه آخرین مدرک تحصیلی متقاضی خارجی باشد، قبلاً باید توسط سفارت جمهوری اسلامی ایران در کشور محل تحصیل تائید شده باشد)
-تصویر مدرک تحصیلی فعلی (از واحد آموزش(سگرتری) دانشگاه‌های ایتالیا اخذ و بارگذاری گردد)
-تصویر کارت پایان خدمت، معافیت دائم یا کفالت و یا معافیت تحصیلی صادره از نظام وظیفه(ویژه آقایان).
-تصویر حکم اعزام و یا معرفی وزارت بهداشت و علوم(ویژه دانشجویان بورسیه).

2- تائید مدارک تحصیلی:(در این بخش نسبت به بارگذاری گواهی اشتغال به تحصیل سال جدید تحصیلی که از واحد آموزش دانشگاه مربوطه اخذ می‌گردد، اقدام شود)
-کلیه مدارک و گواهی‌های تحصیلی و آموزشی خارجی مربوط اتباع جمهوری اسلامی ایران که از سوی مراجع و مراکز معتبر ایتالیا صادر می‌شوند، تنها از طریق سامانه میخک قابل تائید خواهد بود.
-چنانچه متقاضی مدارک لازم برای تشکیل پرونده تحصیلی و یا تائید مدارک تحصیلی را بصورت ناقص، ناخوانا و یا اسکن نادرست بارگذاری نماید، رسیدگی به درخواست امکان پذیر نخواهد بود و باید دوباره بارگذاری و کد رهگیری جدید دریافت نماید.

*تطبیق مدارک و تائید پرونده تحصیلی
در صورت مراجعه متقاضی و دریافت اصل مدارک تشکیل پرونده و تطبیق آنها با مدارک بارگذاری شده در سامانه میخک بررسی لازم برای تائید پرونده تحصیلی انجام خواهد پذیرفت.(حضور دانشجو برای اولین بار جهت احراز هویت در سفارت ضروری و در صورتیکه متقاضی یکبار به نمایندگی مراجعه نموده، برای دفعات بعدی، تقاضا بصورت غیر حضوری قابل بررسی و انجام می‌باشد)

-مدارک باید با کیفیت و قابل خوانا باشد.
-در صورت معتبر بودن دانشگاه از نظر وزارتین علوم و بهداشت و نداشتن مشکل خدمت وظیفه عمومی(برای آقایان) و عدم تکراری بودن مقطع تحصیلی، پرونده از سوی سفارت قابل تائید خواهد بود و در صورت ضرورت و نیاز، مراتب از وزارتین علوم و بهداشت استعلام و پس از بررسی وزارتین مذکور و تائید آنان، ارائه تسهیلات بلامانع خواهد بود.

-دانشجویان مشمول نظام وظیفه باید موضوع معافیت تحصیلی خود را از طریق بستگان در تهران به تناسب رشته تحصیلی با مراجعه به وزارتین علوم و بهداشت، معرفی نامه دریافت معافیت تحصیلی را از سازمان نظام وظیفه عمومی‌پیگیری تا نتجه از طریق وزارتین به سامانه میخک اعمال و امکان استفاده آنان از تسهیلات دانشجوئی در نمایندگی فراهم گردد. در مواردی که پرونده از سوی وزارتین مذکور به هر علتی رد شود امکان ارائه تسهیلات میسر نخواهد بود.

*تسهیلات دانشجوئی شامل تسهیلات ارزی و غیر ارزی است که نحوه دریافت هر یک بشرح ذیل میباشد:
1-تسهیلات ارزی: در شرایطی که ارز مورد نیاز دانشجویان اعزامی‌با هزینه شخصی به وسیله دولت(بانک مرکزی) تأمین گردد بهره مندی از آن بشرح ذیل می‌باشد:

-دریافت ارز به نرخ تعیین شده.
-ثبت نام در سامانه نشا به نشانی NESHA.MSRT.GOV.IR برای دانشجویان تحت نظر وزارت علوم، تحقیقات و فناوری و سامانه وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی برای دانشجویان تحت نظر وزرات بهداشت به نشانی MOHED.BEHDASHT.GOV.IR .
- صدور معرفی نامه از وزارتین.
- مراجعه به بانک عامل.
- خرید ارز به نرخ تعیین شده از سوی بانک مرکزی.

2-تسهیلات غیر ارزی: مطابق قوانین و مقررات و به منظور حمایت از دانشجویان ایرانی خارج از کشور و اعضای خانواده(همسر و فرزندان تحت تکفل و برای فرزندان ذکور تحت تکفل تا سن مشمولیت) و در راستای حفظ کرامت و تقویت ارتباط آسان و روان با میهن عزیز و خانواده، تسهیلات ذیل ارائه می‌گردد:
-صدور و تعویض گذرنامه بصورت رایگان برای دانشجو و اعضاء خانواده.
-معافیت تحصیلی: به دانشجویان ذکور مشمول که در دانشگاه‌های معتبر تحصیل می نمایند، یک بار برای هر مقطع تحصیلی و تنها با نظر مرکز معافیت تحصیلی تعلق می‌گیرد و بر اساس آن، با درج مهر اجازه خروج دانشجوئی، دانشجو میتواند در طول مقطع تحصیلی به کشور تردد نماید.
-تائید مدارک تحصیلی و آموزشی: گواهی‌های اشتغال به تحصیل، شهریه و .. بدون دریافت هزینه انجام خواهد گرفت، اما تائید مدارک فارغ التحصیلی با دریافت هزینه قابل انجام خواهد بود.

*برای استفاده از تسهیلات غیر ارزی: دانشجویان باید ابتدا در سامانه میخک – بخش دانشجوئی، گزینه تشکیل پرونده را انتخاب، تکمیل و کد رهگیری دریافت نموده و سپس در همان بخش دانشجوئی گزینه تائید مدارک تحصیلی(برای بارگذاری گواهی اشتغال به تحصیل) را انتخاب، تکمیل و کد رهگیری دریافت نمایند. همچنین برای دریافت مهر خروج در بخش گذرنامه و روادید گزینه خروجی–خروج دانشجوئی را انتخاب، تکمیل و کد رهگیری دریافت نمایند. همچنین برای تعویض گذرنامه در همین بخش گزینه صدور گذرنامه را انتخاب، تکمیل و کد رهگیری دریافت و سپس به سفارت مراجعه نمایند.

*برای دریافت مهر خروج در ابتدای هر سال تحصیلی دانشجویان باید وارد میخک-بخش دانشجوئی-گزینه تائید مدارک تحصیلی شده و با تکمیل قسمت های درخواست شده کد رهگیری دریافت و سپس به سفارت مراجعه نمایند.

*مهر سالیانه اجازه خروج دانشجوئی برای دانشجویان بورسیه در صورت پایان و یا ترک تحصیلات در مقطع مربوطه و تائید مدارک فارغ التحصیلی وی، در نمایندگی ابطال و فاقد اعتبار خواهد شد.

*چنانچه کشور محل اقامت دانشجوئی در گذرنامه ایرانی، جمهوری اسلامی ایران درج شده باشد، در صورت داشتن مجوز ارائه تسهیلات غیر ارزی و یا شرایط تسهیلات مزبور، صدور گذرنامه ایرانی بصورت رایگان است و اجازه خروج دانشجوئی برای دانشجویانی که تا پایان مقطع تحصیلی از مجوز تسهیلات بهره مند هستند، بلامانع است.

*چنانچه در گذرنامه دانشجوئی، مجوز خروج مشمولین درج شده باشد، در صورت تشکیل پرونده دانشجوئی از سوی متقاضی، استفاده از تسهیلات غیر ارزی دانشجوئی امکان پذیر نمی‌باشد.

*استفاده از تسهیلات غیر ارزی برای هر مقطع تحصیلی یکبار می‌باشد، بنابر این چنانچه دانشجوئی یک مقطع تحصیلی را قبلاً در داخل و یا خارج از کشور گذرانده، نمی‌تواند برای تحصیل در همان مقطع یا مقطع پائین تر، از تسهیلات ارزی و غیر ارزی استفاده نماید.

*دانشجویان متأهل(خانم) در صورت ازدواج با اتباع خارجی و کسب تابعیت کشور خارجی، امکان بهره مندی از تسهیلات غیر ارزی را ندارند.

*برای استفاده از تسهیلات غیر ارزی، یکبار بارگذاری گواهی اشتغال به تحصیل در سامانه میخک و تائید از سوی سفارت در طول هر سال تحصیلی کفایت می نماید.

*حداکثر مدت مجاز برای ارائه تسهیلات غیر ارزی به دانشجویان در مقطع کاردانی 3 سال، کارشناسی 6 سال، کارشناسی ارشد پیوسته 9 سال، کارشناسی ارشد ناپیوسته 3 سال، دکتری تخصصی 6 سال و مقاطع دکتری پزشکی، دندانپزشکی و داروسازی 10 سال و مقطع تخصص پزشکی 6 سال می‌باشد.

*پس از فارغ التحصیلی دانشجو، امکان استفاده از تسهیلات غیر ارزی در آن مقطع امکان پذیر نبوده و در صورت ثبت نام و ادامه تحصیل در مقطع بالاتر و پس از تشکیل پرونده مقطع جدید و رسیدگی لازم برابر مقررات، تسهیلات غیر ارزی قابل ارائه خواهد بود.

*تائید مدارک فارغ التحصیلی(اعم از دانشنامه، ریز نمرات، گواهی موقت و ..) منوط به ثبت درخواست در بخش دانشجوئی سامانه میخک و در نهایت دریافت کد رهگیری قابل بررسی خواهد بود. توجه شود که برای تائید هر مدرک صرفاً همان مدرک بارگذاری شود و از پیوست و بارگذاری سایر مدارک بهمراه مدرک مورد نظر خودداری شود.(بعنوان مثال برای تائید دانشنامه صرفاً دانشنامه بارگذاری و کد رهگیری دریافت شود و مابقی مدارک مور نیاز به همین نحو انجام شود). برای تائید هر یک از مدارک فارغ التحصیلی(اعم از دانشنامه، ریز نمرات، گواهی موقت فارغ التحصیلی و ..) یک هزینه مجزا باید پرداخت گردد. پس از بارگذاری مدارک فارغ التحصیلی برای اطمینان از صحت بارگذاری، با سفارت تماس و موضوع را پیگیری نمائید که در صورت صحت بارگذاری مدارک، مراتب از دانشگاه مربوطه استعلام و با تائید از سوی دانشگاه ، مدرک از سوی سفارت قابل تائید خواهدبود.